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Huit conseils pour protéger votre entreprise contre la fraude

Huit conseils pour protéger votre entreprise contre la fraude

Jo-Anne Barkley

By: , Superviseure, Recouvrement

Pour les propriétaires d’entreprises, la menace de fraude est bien réelle.

En effet, selon Statistiques Canada, près de la moitié des entreprises de commerce de détail, des compagnies d’assurances et près de 84 pour cent des institutions financières ont été victimes d’un type ou un autre de fraude en 2008. Et ce n’est pas que les entreprises soient négligentes. Les fraudeurs sont rusés. Ils tirent parti des nouvelles technologies et demeurent constamment à l’affût des tactiques de prévention. Imaginons que les mesures de prévention de la fraude de votre entreprise soient un système immunitaire. Les fraudeurs sont alors comme un rhume, s’adaptant continuellement à leur environnement pour vous rendre malade sauf que, dans ce cas particulier, c’est pour vous voler votre argent.

Les types de fraudes varient selon les types d’entreprises. Une entreprise de commerce au détail pourrait surprendre l’un de ses employés à voler des stocks alors qu’une institution financière peut, sans le savoir, faciliter le vol d’identité. La prudence consiste à évaluer votre entreprise et à penser comme un fraudeur. Posez-vous les questions suivantes : Quels sont les processus que les fraudeurs pourraient exploiter pour nous voler de l’argent ? Et quelles mesure pouvons-nous mettre en place afin d’éviter que cela ne se produise ?

Pour vous aider à démarrer, nous avons passé au crible les sites des grandes entreprises et tiré parti de notre expérience personnelle afin de compiler les huit meilleurs conseils qui soient pour protéger votre entreprise contre la fraude.

Huit conseils pour protéger votre entreprise contre la fraude

1. Pratiques exemplaires d’embauche et de contrôle des références

Livrez-vous à des contrôles détaillés des références de vos employés éventuels. Vérifiez leur niveau de scolarité et leur historique d’emploi. S’il le faut, rendez les vérifications judiciaires obligatoires, selon votre industrie. Imaginez votre entreprise comme votre demeure et vos employés comme vos colocataires. Plus vous en savez à leur sujet, mieux ce sera.

2. Traitement et suivi des stocks

Il arrive parfois que de mauvais candidats à l’emploi se faufilent en entrevue, et soient embauchés. Si vous œuvrez dans le commerce de détail, conservez des dossiers détaillés de vos stocks d’entreprise, ce qui aura un effet dissuasif sur les employés tentés de vous voler des produits avant que ces derniers ne se retrouvent sur les étagères.

3. Formation en matière de fraude

Formez vos employés pour qu’ils puissent détecter les chèques douteux, la fausse monnaie et les cartes de crédit volées. Si un employé est témoin d’une transaction douteuse à un point de vente, refusez la vente et communiquez avec la police.

Si votre entreprise œuvre dans l’industrie financière, soyez à l’affût de renseignements incompatibles ou douteux figurant sur les documents soumis. Cela pourrait être un signe de vol d’identité.

4. Relisez les contrats

Relisez toujours les contrats passés avec vos entrepreneurs et fournisseurs. Effectuez des recherches en ligne et assurez-vous que toutes les personnes avec qui vous faites affaires soient dignes de confiance. Si possible, relisez votre contrat en compagnie d’un avocat pour vous assurer que ce document soit équitable et reflète les modalités convenues. Après approbation du contrat, assurez-vous que vos fournisseurs et entrepreneurs respectent leur engagement et livrent la marchandise comme convenu.

5. Données sensibles et renseignements d’entreprise

Toutes les entreprises possèdent des renseignements de nature délicate ou des renseignements exclusifs qui doivent demeurer confidentiels et à l’abri de la concurrence ou de sources de l’extérieur. Si votre entreprise n’est pas dotée d’une entente de confidentialité avec ses employés, vous en trouverez un modèle ici. Assurez-vous que ce document couvre tous vos besoins en matière de confidentialité et, si vous éprouvez des doutes, communiquez avec un avocat pour obtenir des conseils juridiques.

6. Installation d’équipement de surveillance

Un client ou un employé pourrait simuler une blessure sur les lieux de votre entreprise, intenter une action en justice et obtenir une indemnisation financière pour dommages. C’est un long et difficile processus, que l’on peut éviter lorsque des caméras de surveillance sont installées sur les lieux du prétendu incident. Utilisez la séquence vidéo comme preuve.

7. Internet, courriels, ordinateurs portatifs, cellulaires et dispositifs de stockage

Des sites Web ou des courriels malveillants peuvent contenir des virus afin de vous voler des renseignements sur votre entreprise et votre argent. Mettez en œuvre une politique qui protège vos renseignements contre les fraudeurs en ligne. Bloquez les sites Web nuisibles sur vos serveurs et installez un programme antivirus avec pare-feu. Si possible, embauchez un professionnel en technologies de l’information qui peut créer une politique de protection en ligne.

8. Vérifications internes et externes

Les vérifications sont davantage une mesure de détection de la fraude qu’un outil préventif, mais elles demeurent tout de même précieuses. Les vérifications internes régulières de vos opérations commerciales, de vos stocks et de votre comptabilité contribuent à dissuader les employés à frauder. Pour leur part, les vérifications externes offrent un point de vue impartial qui contribue à identifier les faiblesses de vos processus commerciaux que les fraudeurs pourraient exploiter.

S’engager envers la prévention de la fraude

Vous n’êtes peut-être pas en mesure d’adopter toutes les tactiques de lutte contre la fraude mentionnées ici mais, ce qui est important, c’est que vous ayez, au point de départ, une stratégie de prévention de la fraude en place. Offrez autant de formation et d’outils que possible à vos employés afin qu’ils puissent lutter contre la fraude. Soyez minutieux, encouragez-les à respecter les bons processus commerciaux et effectuez des vérifications fréquentes.

Si votre entreprise a déjà été victime de fraude, faites enquête afin de découvrir ce qui s’est passé. L’enquête pourrait révéler comment améliorer vos politiques et éviter la fraude à l’avenir.

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